1. Alcance. ORPHEUS es una empresa de software que ofrece plataformas de Historias Clínicas y Seguridad y Saludo Ocupacional, cuyo propósito es permitir a profesionales y empresas, desde ahora los clientes, administrar y operar digitalmente su práctica médica y tecnica. ORPHEUS no ofrece servicios médicos o técnicos de ningún tipo ni mantiene relación de dependencia laboral con las empresas o profesionales de salud registrados en sus plataformas. La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se aplica a todos los datos personales e información entregada a la empresa ORPHEUS en adelante “ORPHEUS” o la “EMPRESA”; o ingresados en sus sitios web o aplicativos con la finalidad de acceder a los servicios que presta la EMPRESA. Los sitios web de la EMPRESA son www.sistemaorpheus.com, www.orpheus.ec, www.pegazoo.ec

El acceso a los aplicativos de LA EMPRESA se encuentran en las páginas www.citafacil.ec, www.citamedica.ec, www.consultorios.orpheus.com.ec, www.pegazoo.orpheus.com.ec y en los subdominios de orpheus2.com.ec

2. Datos requeridos por ORPHEUS. ORPHEUS según el caso solicita a sus CLIENTES los siguientes datos personales para verificación:

• Datos personales: nombre, cédula de identidad y datos de contacto.
• Datos de acceso: usuario y contraseña.
• Otros datos del usuario dependiendo del servicio solicitado o contratado.
• Datos y documentos necesarios para acreditar la comparecencia de los solicitantes.

3. Tratamiento de los datos. Los datos personales entregados o introducidos por los Clientes y Usuarios serán tratados con responsabilidad y se mantendrá la confidencialidad de los mismos, estableciendo y manteniendo de forma efectiva las medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas, evitando alteración, destrucción, uso, acceso o divulgación indebida. El Usuario conoce y acepta que la información personal ingresada o entregada a ORPHEUS, a sus sitios web o a sus aplicativos podrá ser utilizada para los siguientes fines según el servicio o producto contratado:

• Proporcionar los servicios de Sistema de Historias Clínicas; Facturación Electrónica, Prevención de Riesgos Laborales, Portal de pacientes, agendamiento de citas y directorio médico.
• Para la creación de perfiles profesionales públicos en el directorio médico www.citamedica.ec y www.citafacil.ec (No aplica al Software de Seguridad y Salud Ocupacional)
• Proporcionar soporte y asistencia a los usuarios en los servicios mencionados.
• Verificar cuentas y actividades, combatir conductas perjudiciales, tratar problemas técnicos o detectar actividades inusuales con el fin de conservar la integridad de los productos.
• Para procesar sugerencias, peticiones, quejas o reclamos y garantizar un mejor servicio para los Usuarios.
• Para enviar información que haya sido solicitada por los Usuarios o que se considere útil para los Usuarios, incluida información sobre los productos, eventos y servicios de la EMPRESA, excepto en el caso que el Usuario haya comunicado explícitamente que no desea recibir esta información.
• Para el análisis de datos sobre el uso de nuestros productos y/o servicios con fines estadísticos, mercadeo o análisis relacional de información.

4. Datos de Historias Clínicas almacenados en ORPHEUS. Los CLIENTES o USUARIOS de ORPHEUS pueden ser profesionales de salud que en el libre ejercicio de sus actividades profesionales recaban y tratan datos clínicos de sus pacientes y la almacenan en los medios físicos o electrónicos que ellos a su discresión y bajo su responsabilidad consideren más apropiado.

ORPHEUS, según los módulos contratados por sus CLIENTES, puede permitirles automatizar su práctica médica y almacenar las historias clínicas de sus pacientes.

El tratamiento de esta información pr parte de ORPHEUS se limita unicamente al almacenamiento de los datos. Para tal fin ORPHEUS mantiene procedimientos técnicos y administrativos que garanticen la seguridad y confidencialidad de dicha información dentro de sus servidores, las mismas que están descritas en los numerales 5 y 9 de esta política.

ORPHEUS no es responsable de la veracidad, mal uso o divulgación de los datos que el propio profesional de salud o el personal a su cargo cometa en el ejercicio de sus funciones ya sea por su propio descuido o por falta de políticas de seguridad en el tratamiento de datos personales dentro de su propia práctica profesional.

5. Divulgación de la información. ORPHEUS no publica ni comparte con terceros la información confidencial sobre el estado de salud de una persona, ni sus datos personales, financieros o de contacto. ORPHEUS no distribuye ni vende a terceros bases de datos de los usuarios obtenidos en función de sus actividades dentro de los aplicativos de ORPHEUS. De conformidad con la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos y Resoluciones de la Agencia de Regulación y Control de las Telecomunicaciones ARCOTEL y de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, es obligación de ORPHEUS garantizar la protección y conservación segura de los datos personales de los usuarios, obtenidos en función de sus actividades, así como mantener confidencialidad sobre la información proporcionada por los usuarios, salvo en los siguientes casos:

• Requerimiento de información por parte de entes de regulación y control.
• Requerimiento de información por parte de autoridades administrativas y/o judiciales.
• Cuando la información sea o se convierta en información de conocimiento público y/o se encuentre integrada a cualquier tipo de archivo o expediente de naturaleza pública;

6. Del Acceso y Rectificación. Con el fin de garantizar el derecho al acceso, actualización, rectificación y oposición al tratamiento de sus datos, toda solicitud podrá ser dirigida a protecciondatos@sistemaorpheus.com

7. Cambios en la política de privacidad. ORPHEUS actualizará su Política de Tratamiento de Datos cuando lo considere necesario, o en el caso de que la entidad de control y regulación autorice la ejecución de nuevas actividades que impliquen el  manejo de datos personales. Estos cambios serán notificados por correo electrónico a los usuarios o mediante un aviso en las plataformas de la EMPRESA, antes de que los cambios entren en vigencia. Se recomienda a los Usuarios revisar periódicamente la página institucional www.sistemaorpheus.com para obtener información actualizada  sobre las prácticas de privacidad.

8. Uso de cookies. ORPHEUS podrá utilizar cookies para identificar los usuarios que llegan a sus plataformas o sitios web para el uso de herramientas de analítica web, para calcular los datos de visitantes, sesiones y campañas para los informes de análisis de sitios;

9. Seguridad de los datos personales. ORPHEUS protege la confidencialidad, integridad y disponibilidad la información proporcionada por sus CLIENTES, con un enfoque de administración de riesgos basado en políticas, pautas y procedimientos. Todo el personal de ORPHEUS que realiza tratamiento y manejo de la información, suscribe acuerdos de confidencialidad con la LA EMPRESA, los mismos que incluyen cláusulas de penalización legal. Las aplicaciones de ORPHEUS en donde se manejen datos personales se encuentran protegidos con políticas de seguridad de contraseñas. Las aplicaciones de ORPHEUS también se encuentran monitoreadas por software especializado en detección de malwares y otras amenazas informáticas. La administración de servidores y bases de datos se encuentra protegida con el uso de firewalls que permiten su acceso únicamente dentro de las instalaciones de ORPHEUS. Los servidores de ORPHEUS cuentan con doble respaldo automático de todos sus datos. Todos los dominios y subdominios de ORPHEUS poseen certificados SSL de renovación automática para garantizar navegación segura.

10. Base legal que sustenta el tratamiento de los datos. ORPHEUS fundamenta el tratamiento que da a los datos personales en la Ley Organica de Protección de Datos Personales.

11. Obligaciones del Cliente y Usuario.

• No interferir, interrumpir, dañar, inutilizar, modificar o deteriorar los canales electrónicos provistos por ORPHEUS a los que tenga acceso, ni a los contenidos incorporados o almacenados en éstos.
• No utilizar versiones de sistemas modificados con el fin de obtener accesos no autorizados a cualquier canal electrónico, contenido y/o servicios ofrecidos.
• Establecer sus propias políticas de tratamiento de datos personales para evitar la divulgación y exposición de información que pudiera ocasionarse por su propio descuido o mal uso de nuestras aplicaciones.
• Notificar a ORPHEUS en caso de presentarse algún inconveniente con el acceso a los servicios prestados.

12. Responsabilidades

• ORPHEUS es responsable de establecer los mecanismos técnicos y administrativos internos en sus servidores y personal bajo su dependencia de modo que le permitan mantener la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos proporcionados o introducidos por los usuarios.
• ORPHEUS es responsable solamente del tratamiento y uso de datos personales que se recaben en forma directa a través del sitio web y aplicaciones de ORPHEUS y que se encuentran descritas en el numeral 3 “Tratamiento de los datos” de este documento.
• ORPHEUS no se hace responsable por la veracidad o exactitud de la información proporcionada o introducida por los clientes, usuarios del cliente o por terceros.
• Los clientes y sus usuarios son los únicos responsables del tratamiento, uso, veracidad y exactitud de la información mostrada o introducida directamente por él en el ejercicio de sus funciones, o introducida por terceros que actúen con autorización del Cliente o por el propio ORPHEUS cuando el ingreso o tratamiento de alguna información haya sido solicitada por el propio cliente o usuario.
• Los clientes y sus usuarios son los únicos responsables por cualquier problema que pueda generarse por su propio descuido, inexactitud o mal uso sobre los datos o aplicaciones. ORPHEUS según sus posibilidades podrá brindar asistencia al cliente sin que ello signifique asumir responsabilidad alguna.